نکات مهم ساختار شکست کار در پروژه ساختمانی
ساختار تجزیه کار( (Work Breakdown Structure یا WBS) )در پروژه‌های ساختمانی بسیار حیاتی است. این ساختار به مدیریت پروژه کمک می‌کند تا فعالیت‌های پیچیده را به بخش‌های کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کند. در زیر به برخی از دلایل اهمیت و نکات کلیدی ساختار تجزیه کار در پروژه‌های ساختمانی اشاره می‌کنیم:
- دید کامل به فعالیت‌ها: ساختار تجزیه کار به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا کلیه فعالیت‌هایی که در پروژه انجام می‌شود را مشاهده کنند. این امکان به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه را به خوبی برنامه‌ریزی کنند.
- مدیریت هزینه‌ها: با استفاده از ساختار تجزیه کار، می‌توان هزینه‌های مربوط به هر بخش از پروژه را به صورت دقیق تعیین کرد. این امکان به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند بودجه را به صورت کارآمد مدیریت کنند و از هدر رفت هزینه‌ها جلوگیری کنند.
- پیشرفت کار: ساختار تجزیه کار به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا پیشرفت کار را به صورت ملموس دید. با استفاده از این ابزار، می‌توان پیشرفت کار را به صورت دقیق رصد کرد و در صورت لزوم اقدامات لازم برای رفع مشکلات احتمالی انجام داد.
- تقسیم کار بین افراد: ساختار تجزیه کار به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند وظایف را بین اعضای تیم به صورت عادلانه تقسیم کنند. این امکان به افراد تیم امکان می‌دهد تا بتوانند به صورت موثر در پروژه مشارکت کنند و به بهبود کیفیت کار کمک کنند.
- مدیریت زمان: با استفاده از ساختار تجزیه کار، می‌توان زمان‌بندی پروژه را به صورت دقیق تعیین کرد. این امکان به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند زمان‌های مربوط به هر بخش از پروژه را به صورت دقیق مدیریت کنند و از تاخیر در تحویل پروژه جلوگیری کنند.
- ایجاد زبان مشترک بین تیم و ذی‌نفعان: ساختار تجزیه کار به ایجاد زبان مشترک بین تیم و ذی‌نفعان کمک می‌کند. با استفاده از این ابزار، می‌توان اطلاعات مربوط به پروژه را به صورت شفاف و قابل فهم برای همه اعضای تیم و ذی‌نفعان ارائه داد.
- بررسی ریسک‌ها: WBS یکی از منابع کارآمد جهت بررسی ریسک‌های موجود در پروژه است. با استفاده از این ابزار، می‌توان ریسک‌های مربوط به هر بخش از پروژه را به صورت دقیق شناسایی کرد و اقدامات لازم برای مدیریت این ریسک‌ها را انجام داد.
- محدوده عملکرد یا اسکوپ پروژه: ساختار تجزیه کار به‌طور کامل نمایش داده می‌شود. با استفاده از این ابزار، می‌توان محدوده عملکرد پروژه را به صورت دقیق تعیین کرد و از تغییرات غیرمنتظره در محدوده پروژه جلوگیری کرد.
- شفافیت برای همه شرکت کنندگان در پروژه: ساختار تجزیه کار شفافیت برای همه شرکت کنندگان در پروژه، مانند ذی‌نفعان آن حاصل می‌شود. با استفاده از این ابزار، می‌توان اطلاعات مربوط به پروژه را به صورت شفاف و قابل فهم برای همه اعضای تیم و ذی‌نفعان ارائه داد.
- اساس برنامه‌ریزی به صورت بصری ترسیم می‌شود:
ساختار تجزیه کار اساس برنامه‌ریزی به صورت بصری ترسیم می‌شود. با استفاده از این ابزار، می‌توان برنامه‌ریزی پروژه را به صورت بصری نمایش داد و به بهبود فهم و درک برنامه‌ریزی پروژه کمک کرد. این امکان به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا بتوانند برنامه‌ریزی پروژه را به صورت گرافیکی نمایش دهند و از این طریق به بهبود فهم و درک برنامه‌ریزی پروژه کمک کنند.
- همه وظایف با افراد مرتبط آن‌ها تعیین می‌شود: ساختار تجزیه کار باعث می‌شود که همه وظایف با افراد مرتبط آن‌ها تعیین شوند. این امکان به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا بتوانند وظایف را به صورت دقیق به افراد مرتبط تخصیص دهند و از این طریق به بهبود کیفیت کار کمک کنند.
- بنیادی برای محاسبه میزان مصرف منابع و هزینه‌های پروژه ایجاد می‌شود: ساختار تجزیه کار بنیادی برای محاسبه میزان مصرف منابع و هزینه‌های پروژه ایجاد می‌شود. با استفاده از این ابزار، می‌توان به صورت دقیق میزان منابع مورد نیاز برای انجام هر بخش از پروژه را محاسبه کرد و از این طریق به بهبود مدیریت منابع و کاهش هزینه‌های پروژه کمک کرد
- کار گروهی آسان‌تر می‌شود: ساختار تجزیه کار باعث می‌شود که کار گروهی آسان‌تر شود زیرا وظایف می‌توانند دقیقاً تخصیص داده و ویرایش شوند. با استفاده از این ابزار، می‌توان به صورت دقیق وظایف را بین اعضای تیم تقسیم کرد و از این طریق به بهبود کار گروهی و افزایش کیفیت کار کمک کرد.
- ریسک‌ها را می‌توان شناسایی کرد: با استفاده از ساختار تجزیه کار، ریسک‌ها را می‌توان شناسایی کرد. این ابزار به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا بتوانند ریسک‌های مربوط به هر بخش از پروژه را به صورت دقیق شناسایی کرد و از این طریق به بهبود مدیریت ریسک در پروژه کمک کنند.
- نیاز به ارتباطات را می‌توان تعیین کرد: با استفاده از ساختار تجزیه کار، نیاز به ارتباطات را می‌توان تعیین کرد. این ابزار به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا بتوانند نیازهای ارتباطی پروژه را به صورت دقیق تعیین کرد و از این طریق به بهبود ارتباطات در پروژه کمک کنند.
داده‌های اولیه برای تهیه WBS
برای تهیه یک ساختار تجزیه کار (WBS) کامل و جامع، نیاز به جمع‌آوری اطلاعات و داده‌های اولیه است. این اطلاعات در حوزه‌های متفاوتی قرار دارند که به شرح زیر است:
- بودجه: روش و مقدار تامین مالی و جریان نقدینگی (Cash Flow) سالانه را تعیین می‌کند.
- برآورد هزینه: میزان هزینه‌های پروژه را بر اساس تامین خدمات فنی و مهندسی، تامین کالا و تجهیزات و هزینه‌های ساخت، اجرا و نصب و راه‌اندازی را تعیین می‌کند.
- بهره‌وری: نرخ بهره‌وری مورد انتظار برای عوامل مشارکت کننده در اجرای پروژه عامل مهمی در تدوین ساختار تجزیه کار است.
- زمان‌بندی: برنامه و جدول زمان‌بندی و ترتیب انجام فعالیت‌های پروژه از ابتدای کار تا پایان پروژه عامل مهمی در تعیین روش کار است.
کاربرد WBS
استفاده از ساختار تجزیه کار (WBS) در پروژه‌ها بسیار مهم است. این ساختار به عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت پروژه عمل می‌کند و به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند فعالیت‌های پروژه را به صورت کارآمد کنترل و اجرا کنند. در زیر به برخی از کاربردهای اصلی ساختار تجزیه کار در پروژه‌ها اشاره می‌کنیم:
- زمان‌بندی: ساختار تجزیه کار به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند زمان‌بندی دقیق و موثری برای اجرای فعالیت‌های پروژه تدوین کنند.
- برآورد: با استفاده از ساختار تجزیه کار، می‌توان به صورت دقیق تخمین زد که چه مقدار منابع و زمان برای اجرای هر بخش از پروژه نیاز است.
- سنجش پیشرفت و عملکرد: ساختار تجزیه کار امکان می‌دهد تا پیشرفت و عملکرد پروژه را به صورت دقیق و موثر سنجید.
- نیروی انسانی: با استفاده از ساختار تجزیه کار، می‌توان نیازهای نیروی انسانی پروژه را به صورت دقیق تعیین کرد.
- تامین تجهیزات: ساختار تجزیه کار به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند نیازهای تجهیزاتی پروژه را به صورت دقیق تعیین کنند.
- پایش و کنترل هزینه‌ها: با استفاده از ساختار تجزیه کار، می‌توان هزینه‌های پروژه را به صورت دقیق پایش و کنترل کرد.
- انتقال اطلاعات: ساختار تجزیه کار به عنوان یک سیستم جمع‌آوری اطلاعات اجرایی عمل می‌کند و این اطلاعات را از طریق تنظیم گزارش‌های مختلف به مدیر پروژه ارائه می‌دهد. این امکان به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند اطلاعات لازم را به موقع و به صورت دقیق دریافت کنند
دریافت اطلاعات به موقع و دقیق:
ساختار تجزیه کار به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا بتوانند اطلاعات لازم را به موقع و به صورت دقیق دریافت کنند. این امکان به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند تصمیمات مناسب و به موقع برای مدیریت پروژه بگیرند.
تدوین کد
تدوین کد برای ساختار تجزیه کار، جزء اساسی از ساختار تجزیه کار است. کدگذاری در ساختار تجزیه کار، ابزاری است که بخش‌های مالی، اجرایی و کنترل پروژه از آن استفاده‌های فراوانی می‌کنند. یک سیستم کدگذاری کارآمد و با معنا به تمام کاربران برای انجام صحیح کارها کمک می‌کند. برای تدوین کد ابتدا باید اطلاعات لازم جمع‌آوری شده و اطلاعات مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد، سپس نسبت به کدگذاری فعالیت‌ها اقدام شود. کد از تعدادی ارقام که نشانگر یک فعالیت در یک سطح است تشکیل شده است. اگر پروژه‌های فرعی و یا سیستم‌های اصلی پروژه از ۹ تا کمتر باشد از اعداد یک رقمی و اگر تعداد از ۹ تا بیشتر باشد از اعداد دو رقمی استفاده می‌شود. در سطوح بعدی متناسب با تعداد فعالیت‌ها کد تخصیص می‌یابد و در هر سطح کد سطوح بالاتر تکرار می‌شود. اگر مثال ایستگاه کمپرسور گاز را درنظر بگیریم، و کد ۲۱۲۲۰۳ مطرح شود همه کاربران متوجه می‌شوند که منظور انجام عملیات جوشکاری در بخش نصب خط اصلی از زیر پروژه خطوط لوله است و این امر یعنی کاربرد زبان مشترک برای اجرای عملیات پروژه است.
ارائه گزارش
در تدوین ساختار تجزیه کار، باید تمامی سطوح پروژه از مدیریت بالادستی تا سطوح اجرایی پایین‌تر در نظر گرفته شوند. ساختار تجزیه کار باید به گونه‌ای تدوین شود که تمامی گزارش‌های مورد نیاز و برای تمامی سطوح به صورت اتوماتیک تولید و ارائه شوند. توجه و حساسیت به نیاز به گزارش‌دهی و انواع آن در زمان تدوین و طراحی ساختار تجزیه کار، به تامین نیازهای مدیریت و سایر سطوح به گزارش‌ها کمک و همیاری بسیاری خواهد کرد.
